מדריך זה נכתב עבור בעלות ובעלי עסקים המפעילים עמדה אחת או שתיים, ואינו דורש שום ידע טכני מוקדם. הוא מסביר צעד-אחר-צעד את הפעולות הנפוצות ביותר ב-Hub — מערכת הניהול של InCharge: כניסה למערכת, הפקת דוחות, מעקב אחר מכירות, התאמה אישית של העמדה ושינוי טקסטים.

ה-Hub נפתח בדפדפן רגיל (מחשב, טאבלט או טלפון) בכתובת: hub.incharge.store

1. יש לגלוש לכתובת hub.incharge.store. אם אינכם מחוברים, יופיע מסך ההתחברות ("ברוך הבא!").
2. יש להזין את כתובת הדוא"ל שאיתה נפתח החשבון שלכם ואת הסיסמא, וללחוץ על התחבר.
3. לאחר התחברות מוצלחת תועברו ישירות למסך הראשי, ותראו רק את הנתונים של העסק שלכם.

אם מופיעה ההודעה "דוא"ל או סיסמא שגויה" — יש לוודא שכתובת הדוא"ל נכונה ולנסות שוב, או לאפס את הסיסמא (ראו בהמשך).

חיבור ראשון למערכת: אם צוות InCharge פתח עבורכם חשבון, החשבון עדיין ללא סיסמא. במסך ההתחברות יש ללחוץ על "שכחת סיסמא?" ולעקוב אחר תהליך איפוס הסיסמא כדי לקבוע סיסמא ראשונה — בדיוק כמו בתהליך המתואר בסעיף הבא.

להישאר מחוברים: המערכת שומרת את ההתחברות שלכם לאורך זמן — אין צורך להתחבר מחדש בכל פתיחת דפדפן, אלא אם התנתקתם או ניקיתם את נתוני הדפדפן.

החלפת סיסמא (וגם קביעת סיסמא ראשונה) נעשית דרך תהליך "שכחת סיסמא?":

1. במסך ההתחברות יש ללחוץ על הקישור "שכחת סיסמא?" (לצד שדה הסיסמא).
2. יש להזין את כתובת הדוא"ל של החשבון וללחוץ על לשליחה. לתיבת הדוא"ל שלכם יישלח קוד חד-פעמי בן 6 ספרות.
3. יש להזין את הקוד במסך שנפתח וללחוץ על לשליחה.
4. במסך "הזנת סיסמא חדשה" יש להקליד סיסמא חדשה פעמיים (בשדה "סיסמא" ובשדה "אישור סיסמא") וללחוץ על שמירת סיסמא חדשה.
5. כעת אפשר להתחבר עם הסיסמא החדשה.

דרישות הסיסמא: לפחות 8 תווים, הכוללים אות אנגלית גדולה, אות אנגלית קטנה וספרה.

חשוב: את התהליך יש להשלים ברצף תוך מספר דקות — קוד שלא הוזן בזמן פג תוקף, ויש להתחיל את התהליך מחדש.

בתחתית סרגל הניווט (בצד המסך) מופיעה העיגולית עם ראשי התיבות או התמונה שלכם. לחיצה עליה פותחת תפריט קטן ובו:

• שנה שפה — החלפת שפת הממשק של ה-Hub (עברית/אנגלית).
• התנתק — יציאה מסודרת מהמערכת וחזרה למסך ההתחברות.

מומלץ להתנתק בסיום העבודה אם אתם משתמשים במחשב משותף.

סרגל הניווט בצד המסך מוביל לאזורים המרכזיים (בהתאם להרשאות החשבון שלכם):

מאחר שהחשבון שלכם משויך לעסק אחד, כל הנתונים שתראו הם של העסק שלכם בלבד.

שני מושגים שכדאי להכיר:

• דוח Z — סיכום רשמי וסופי של יום עסקים שהסתיים: סך המכירות בחלוקה למזומן, כרטיסי אשראי ותווי קנייה.
• דוח X — "תמונת מצב" של יום העסקים הנוכחי, שעדיין לא הסתיים. הנתונים בו זמניים ומתעדכנים עד סוף היום.

איך מפיקים דוח

1. יש להיכנס לדוחות בסרגל הניווט ולגלול לכרטיס "כל הדוחות" בתחתית העמוד.
2. יש ללחוץ על "דוחות Z / X".
3. בעמוד שנפתח יש לבחור את הקופות (עמדות) שעבורן מופק הדוח. אם יש לכם עמדה אחת — פשוט לבחור אותה.
4. לדוח X של היום: יש ללחוץ על "להורדת דוח X (היום)".
5. לדוח Z: יש לבחור תאריך בשדות "מתאריך" ו"עד תאריך" וללחוץ על "להורדת דוח Z". בחירת יום אחד מפיקה דוח Z רגיל לאותו יום; בחירת טווח תאריכים מפיקה דוח Z מסכם — סיכום של כל הימים בטווח יחד.

הדוח יורד למחשב כקובץ Excel שאפשר לפתוח, להדפיס או להעביר להנהלת החשבונות.

עמוד דוחות מציג תמונת מכירות חיה של העסק:

• סך הכנסות — חלוקת ההכנסות לפי קטגוריות מוצרים.
• הכנסות לפי תקופה — גרף מכירות לאורך זמן (יום/שבוע/חודש).
• מוצרים פופולריים ופחות פופולריים — מה נמכר הכי הרבה והכי מעט.

בראש העמוד אפשר לשנות את טווח התאריכים — כל הגרפים מתעדכנים בהתאם.

דוח סיכום מכירות

מכרטיס "כל הדוחות" אפשר להיכנס ל"דו"ח סיכום מכירות":

1. יש לבחור סוג דוח: יומי או חודשי.
2. יש לבחור את היום או החודש הרצוי מהרשימה.
3. העמוד מציג את סך המכירות ומספר העסקאות לתקופה, יחד עם פירוט העסקאות.
4. לצד הכותרת מופיע סימון "סופי" (ירוק) אם התקופה הסתיימה, או "לא סופי" (צהוב) אם התקופה עדיין בעיצומה והנתונים ימשיכו להתעדכן.
5. בלחיצה על ייצוא אפשר להוריד את הדוח כקובץ Excel או PDF.

דוחות מתקדמים

בכרטיס "כל הדוחות", תחת "דוחות מכירה", יש שלושה קיצורי דרך לטבלת הדוחות המתקדמים:

• דוח עסקאות מלא — כל שורות המכירה, אחת-אחת.
• פילוח לפי יום — סיכום מכירות לכל יום.
• פילוח לפי מוצר — כמה נמכר מכל מוצר ובכמה כסף.

לתשומת לבכם: הדוחות מופקים לפי דרישה ומורדים כקבצים. המערכת אינה שולחת דוחות אוטומטית בדוא"ל.

עמוד עסקאות מציג את כל המכירות בעמדות שלכם, מהחדשה לישנה.

בראש העמוד ארבעה כרטיסי סיכום, המשמשים גם לסינון בלחיצה:

• עסקאות — כלל העסקאות בטווח התאריכים הנבחר.
• עסקאות הושלמו (ירוק) — מכירות שהסתיימו בהצלחה.
• עסקאות הושלמו חלקית (כתום) — עסקאות שבהן חלק מהפעולה לא הושלם.
• עסקאות שנדחו/זוכו (אדום) — עסקאות שלא הושלמו.

בכל שורה בטבלה מוצגים: סטטוס העסקה, מספר אסמכתה, המוצרים שנרכשו, הסכום הכולל, אמצעי התשלום (לתשלום בכרטיס יוצגו סמל חברת האשראי ו-4 הספרות האחרונות), העמדה ותאריך העסקה.

אפשרויות שימושיות:

• שינוי טווח תאריכים — בורר התאריכים בראש העמוד.
• סינון — לפי סניף, עמדה או סטטוס.
• תפריט השורה (⋮) — בכל שורת עסקה: הדפסת קבלה (פתיחת עותק של הקבלה להדפסה או לשמירה) וצפייה בפרטי עסקה (עמוד פירוט מלא: המוצרים, אמצעי התשלום והסכום).

זיכויים וביטולים: ביטול או זיכוי עסקה אינם מתבצעים דרך ה-Hub — לצורך זיכוי יש לפנות לתמיכת InCharge.

את מרבית ההתאמות האישיות של העמדה — לוגו, צבעים, שומר מסך, טקסטים בקבלה ועוד — עושים בעורך ההגדרות.

איך מגיעים לעורך ההגדרות

העורך זמין בשלוש רמות, וכל רמה חלה על מה שנמצא מתחתיה:

1. רמת העסק — יש להיכנס לרשתות בסרגל הניווט וללחוץ על שם העסק שלכם. עורך ההגדרות ("עורך הגדרות") מופיע בעמוד העסק, מתחת לפרטי העסק, וההגדרות שבו חלות על כל הסניפים והעמדות.
2. רמת הסניף — יש להיכנס לסניפים וללחוץ על שם הסניף. העורך מופיע בעמוד הסניף, וההגדרות שבו חלות על כל העמדות שבאותו סניף.
3. רמת העמדה — יש להיכנס לעמדות, ללחוץ על העמדה ולעבור ללשונית הגדרות. ההגדרות שבו חלות על אותה עמדה בלבד.

סדר העדיפויות: הגדרה ברמת העמדה גוברת על הגדרה ברמת הסניף, וזו גוברת על הגדרה ברמת העסק. כלומר מה שנקבע ברמת העסק חל בכל מקום, אלא אם סניף מסוים או עמדה מסוימת קבעו ערך משלהם.

לכן כדאי להגדיר ברמת העסק את מה שמשותף לכולם (לוגו, צבעים), ברמת הסניף את מה ששונה בין סניפים (למשל כתובת וטלפון המודפסים בקבלה), וברמת העמדה רק את מה שייחודי לעמדה אחת.

איך העורך עובד

• לשוניות בראש העורך מחלקות את ההגדרות לנושאים: כללי, מראה, תכונות, תשלומים, הדפסה וקבלות ועוד.
• חיפוש — שדה "חפש בהגדרות..." מאתר כל הגדרה לפי שם, בכל הלשוניות.
• שמירה — לאחר שינוי מופיע סימון "שינויים שלא נשמרו". יש ללחוץ על שמירת שינויים כדי להחיל, או על ביטול שינויים כדי לוותר. יציאה מהעמוד עם שינויים לא שמורים תציג אזהרה.
• ערכים "בירושה" — שדות רבים מציגים ערך שמגיע מהרמה שמעליהם או מברירת המחדל של המערכת (מסומנים "עובר בירושה"). ברגע שעורכים שדה כזה, הערך שלכם "דורס" את ברירת המחדל. ליד שדה ששיניתם יופיע כפתור המאפשר לחזור לערך המקורי בכל עת — כך שתמיד אפשר להתחרט בבטחה.
• שדות המוצגים לקריאה בלבד (אפורים) מנוהלים על-ידי צוות InCharge — אין צורך לגעת בהם.

פעולות נפוצות

השינויים מגיעים לעמדה אוטומטית זמן קצר לאחר השמירה. אם שינוי אינו נראה בעמדה — יש להמתין מספר דקות, ואם עדיין לא — לפנות לתמיכה.

כלל אצבע: אם נתקלתם בשדה שאינכם בטוחים למה הוא משמש — עדיף לא לשנות אותו ולשאול את התמיכה. תמיד אפשר לחזור לערך המקורי בעזרת כפתור השחזור.

הטקסטים בעמדה מגיעים משני מקורות:

1. טקסטים שבשליטתכם המלאה — נערכים בעורך ההגדרות שתואר למעלה: כותרת וטקסט חלונית השקיות, שמות אמצעי התשלום, טקסטים של הקריינות, טקסט ההמתנה בהדפסת קבלה ועוד.
2. טקסטים כלליים של המערכת (כפתורים, הודעות והנחיות בכל מסכי העמדה) — שמורים ב"קבצי שפה" בעברית, אנגלית, ערבית ורוסית.

עריכת קבצי השפה נעשית במסך שפות ("ניהול קבצי שפה"), הדורש הרשאה מורחבת שאינה כלולה בחשבון סטנדרטי. אם תרצו לשנות ניסוח של טקסט מערכת — למשל הודעה בעמוד התשלום — יש לפנות לתמיכת InCharge עם הטקסט הרצוי, והשינוי יבוצע עבורכם ויגיע לעמדה בעדכון הבא.

(למי שכן קיבל הרשאה: במסך "שפות" בוחרים את קובץ השפה של העסק, מאתרים את המפתח בעזרת שדה "חיפוש מפתחות...", עורכים את הטקסט בשפות הרצויות ולוחצים על "שמירת שינויים".)